Gestione delle risorse IT con etichette con codice a barre – Registrazione completa dell’hardware

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Chiunque sia responsabile delle attrezzature IT in un’azienda conosce bene il problema: i notebook vengono spostati da una sede all’altra, i monitor vengono sostituiti, mentre switch e server rimangono nel rack per anni. Senza una gestione accurata delle risorse IT, si perde rapidamente la visione d’insieme – e con essa i diritti di garanzia, le attestazioni di conformità e denaro contante. Le etichette con codice a barre e codici QR rappresentano il modo più semplice per identificare in modo univoco ogni componente hardware e, con una semplice scansione, verificarne lo stato attuale in pochi secondi. In questa guida scoprirà come implementare un sistema di etichettatura pratico per il Suo hardware IT.

Cosa comprende la gestione delle risorse IT?

La gestione delle risorse IT (ITAM) indica la registrazione e la gestione strutturate di tutte le risorse relative all’IT lungo l’intero ciclo di vita delle stesse – dall’acquisto, passando per l’utilizzo operativo, fino alla dismissione. Tra questi figurano notebook, computer desktop, monitor, stampanti, server, apparecchiature di rete, dispositivi mobili, licenze e periferiche quali tastiere, cuffie e docking station.

Un sistema ITAM ben gestito fornisce in qualsiasi momento la risposta a tre domande fondamentali: quale dispositivo è in uso e dove? Chi lo utilizza? E quando scade la garanzia? Affinché ciò funzioni, ogni bene deve recare un’identificazione univoca e leggibile nel tempo – ed è proprio qui che entrano in gioco le etichette con codice a barre.

Perché le etichette con codice a barre rappresentano la soluzione migliore

I numeri di inventario scritti a mano si sbiadiscono, mentre gli elenchi creati con Word diventano obsoleti già il giorno stesso della loro creazione. Un’etichetta con codice a barre o codice QR, invece, è leggibile da dispositivi automatici, a prova di errore durante l’inserimento (nessun errore di digitazione) e può essere scansionata in meno di un secondo. I codici più diffusi nel settore IT sono il Code 128 (molto compatto per numeri di inventario lunghi) e i codici QR, che possono inoltre memorizzare URL relativi al database ITAM.

Un codice QR con un link associato consente, ad esempio, a un collaboratore di scansionare l’etichetta con lo smartphone e di aprire immediatamente nel browser il modulo di segnalazione corrispondente o la scheda tecnica dell’apparecchio. Ciò consente un enorme risparmio di tempo nell’attività quotidiana di assistenza.

Quali etichette sono adatte all’uso quotidiano nel settore IT?

L’hardware informatico raramente viene utilizzato in condizioni di laboratorio. I notebook vengono trasportati nelle borse, i server sono collocati in rack caldi, gli switch accumulano polvere. Le etichette di carta non sono adatte a questo contesto: si strappano, si sbiadiscono e si staccano. Si consigliano invece etichette in pellicola di PET o PE, che devono presentare le seguenti caratteristiche:

Resistente agli sfregamenti e ai graffi, resistente ai detergenti e al sudore delle mani, stabile alla temperatura fino ad almeno 80 °C, con adesivo acrilico a tenuta duratura e una durata di almeno cinque-dieci anni. Per gli ambienti più esigenti è disponibile inoltre un rivestimento laminato protettivo che protegge il codice stampato dall’abrasione meccanica.

Nella pratica, si sono dimostrate efficaci le etichette in pellicola argentata opaca o bianca nei formati 40x15 mm o 50x25 mm. Sono sufficientemente grandi da consentire di riportare, oltre al codice, anche il numero di inventario in chiaro, il logo aziendale e, facoltativamente, un numero di telefono per chi lo trova.

Dove è meglio applicare le etichette?

È il punto di applicazione a determinare se l’etichetta rimarrà leggibile nel corso degli anni. Regole empiriche tratte dall’esperienza pratica: nei notebook, sul lato inferiore accanto alla targhetta identificativa – in quel punto viene raramente pulito, quindi l’etichetta rimane protetta. Per i monitor, sul retro in alto a destra, ben visibile durante l’inventario. Per i computer desktop, l’etichetta va apposta sul pannello frontale o sul lato; per i server e gli switch, sul pannello frontale e anche sul retro, in modo che sia leggibile anche da dietro all’interno del rack.

Importante: prima di applicare l'adesivo, sgrassare la superficie con alcol isopropilico. Ciò prolunga la tenuta di anni e richiede meno di dieci secondi.

Inventario tramite scanner: ecco come funziona

Una volta contrassegnati tutti i dispositivi, l’inventario annuale diventa una procedura di routine. Un dipendente percorre i locali con uno scanner di codici a barre Bluetooth o USB e scansiona ogni etichetta. Il software ITAM confronta i codici scansionati con l’inventario teorico e segnala immediatamente eventuali discrepanze. Ciò che in passato richiedeva giorni viene così completato in poche ore, senza errori e in modo conforme ai requisiti di revisione.

Per gli ambienti di piccole dimensioni, spesso è sufficiente uno smartphone dotato di un’app di scansione: il codice QR viene riconosciuto dalla fotocamera e il numero di inventario viene trasferito in una tabella o registrato direttamente in un’applicazione web.

Assegnare i numeri di inventario in modo sistematico

Prima di stampare la prima etichetta, è opportuno definire il sistema di numerazione. Si è dimostrata efficace una struttura descrittiva del tipo IT-NB-2026-0001 (classe di bene – tipo di dispositivo – anno di acquisto – numero progressivo). In questo modo è possibile riconoscere a colpo d’occhio che si tratta di un notebook del 2026, anche senza accedere al database. Produciamo le etichette direttamente con numerazione progressiva; è sufficiente indicare il numero iniziale e il numero di pezzi, e ogni rotolo conterrà i codici nell’ordine desiderato.

Etichette adatte nel negozio

Le nostre etichette inventario in pellicola, dotate di numerazione progressiva, logo e testo personalizzato, sono particolarmente adatte alla gestione delle risorse IT. Chi desidera poter scegliere in modo flessibile tra il codice 128 e il codice QR troverà nelle etichette universali la soluzione adatta in oltre 40 formati. Per l’identificazione dei cavi di collegamento all’interno del rack, consigliamo inoltre speciali etichette per cavi, che aderiscono saldamente anche ai cavi sottili.