Archiviazione dei documenti con etichette con codice a barre

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A chi non è mai capitato: si ha urgente bisogno di un documento importante, ma nessuno sa in quale cartellina si trovi. Grazie alle etichette con codice a barre è possibile sistematizzare l’archiviazione dei documenti: ogni cartellina, ogni fascicolo e ogni documento riceve un identificativo univoco ed è immediatamente rintracciabile tramite scansione.

Perché l’archiviazione tramite codici a barre?

L'archiviazione basata sui codici a barre risolve i problemi più comuni legati alla gestione dei documenti:

• Ricerca rapida: scansionate il codice a barre della cartella per sapere immediatamente cosa contiene e dove si trova
• Nessuna confusione: ogni cartella ha un numero univoco – sono esclusi i doppioni
• Tracciabilità: chi è stato l’ultimo a prelevare la cartella? Sempre rintracciabile grazie a un registro delle scansioni
• Panoramica sui termini di conservazione: grazie a un software è possibile monitorare automaticamente le date di distruzione

Ecco come avviene l'attuazione

1. Definire il sistema di classificazione: stabilisca come classificare i Suoi documenti – per reparto, nome del cliente, progetto o tipo di documento. Il sistema di numerazione sulle etichette dovrebbe rispecchiare tale struttura.

2. Incollare le etichette sul dorso dei raccoglitori: le etichette con codice a barre vanno incollate sul dorso o sulla copertina dei raccoglitori. Scegliete una dimensione adeguata al raccoglitore e che consenta una buona leggibilità durante la scansione.

3. Registrazione dei contenuti: al momento dell’archiviazione di un documento, si esegue la scansione del codice a barre della cartella e si registra il contenuto nel software di archiviazione. In questo modo si crea un indice digitale.

4. Registrazione del prelievo e della restituzione: quando viene prelevata una cartella, è sufficiente una scansione: il sistema sa chi la possiede e da quando.

Campi di applicazione tipici

• Studi fiscali e contabili: fascicoli dei clienti, bilanci annuali, documenti giustificativi – con termini di conservazione previsti dalla legge fino a 10 anni
• Ambulatori medici e cliniche: cartelle cliniche e requisiti in materia di protezione dei dati
• Autorità e amministrazione: vasti archivi con una struttura basata su schemi di classificazione
• Azienda in generale: contratti, fascicoli del personale, documentazione relativa ai progetti

Iniziate subito: scoprite le nostre etichette per l’archiviazione con codice a barre, disponibili in diverse dimensioni per i dorsi dei raccoglitori, le copertine dei fascicoli e i registri sospesi.