Documentarchivering

Onze vervuilingsvrije archiveringsetiketten, die online kunnen worden besteld, zijn de hoogwaardige oplossing voor uw documentarchivering. De labels zijn speciaal ontwikkeld voor het archiveren van papieren documenten, worden geproduceerd volgens de relevante normen en kunnen daarom eenvoudig worden geïntegreerd in alle documentbeheersystemen (DMS).

Typen barcodes

De verschillende soorten streepjescodes zijn vergelijkbaar met de verschillende talen waarin de te coderen tekens in balken worden weergegeven. Om ervoor te zorgen dat de software en de etiketten samenwerken, moeten de archiveringsetiketten altijd worden afgedrukt met het barcodetype waarvoor het documentbeheersysteem is geconfigureerd. Als u twijfelt, stuur ons dan een afbeelding of scan van de barcode die momenteel in gebruik is en wij bepalen graag het type. Elk type barcode heeft zijn eigen kenmerken en voordelen. Voor de gebruiker zijn er drie belangrijke onderscheidende kenmerken.

• de mogelijkheid om alleen numerieke of ook alfanumerieke tekens te coderen, d.w.z. cijfers in combinatie met letters(barcodeoverzicht)
• de resulterende grootte van de barcode en dus ook de minimale grootte van de archiveringslabels
• Barcode bevat een controlegetal of niet ... en wat is dat eigenlijk?

Weet u het niet zeker? Wij adviseren je graag en kijken uit naar je telefoontje op 07161-651 8095 of maak gebruik van onze online chat.

Brieven voor groepering

Om documenten te groeperen op basis van bijvoorbeeld facturen, leveringsbonnen of verschillende filialen, kunnen letters voor het opeenvolgende nummer worden geplaatst. Voorwaarde is dat het barcodetype ook letters kan coderen, zoals Code 39 of Barcode 128B.

Materiaal en verantwoordelijkheid

Voor onze archiveringslabels gebruiken we alleen de meest hoogwaardige, bisfenol-A (BPA)-vrije materialen PE-folie wit en ThermoTop met een speciale oppervlaktecoating. Het Europees Agentschap voor chemische stoffen (ECHA) beschrijft BPA nu als een zeer zorgwekkende stof en heeft nu hormoonontregelende eigenschappen toegevoegd aan de reproductietoxiciteit, zie persbericht Barcodeetiketten.com. Dit vormt een bijzonder risico voor mensen die werken in beroepen waarbij ze worden blootgesteld aan permanent contact met dergelijk papier, bijvoorbeeld onze klanten. Tot er in januari 2020 een wettelijke beperking van kracht wordt, zal de industrie helaas vaak het goedkoopste beschikbare materiaal blijven gebruiken. Jouw gezondheid (en natuurlijk de onze) is belangrijk voor ons, daarom letten we extra goed op de grondstoffen - je kunt op ons en onze BPA-vrije producten vertrouwen.

Etiketformaat

De archiveringsetiketten zijn verkrijgbaar in 3 basisformaten die aan alle eisen voldoen. Hoe meer cijfers de barcode bevat, hoe breder de barcode en dus het labelformaat. De basisregel voor de keuze is: zo klein als mogelijk en zo groot als nodig, want dan wordt slechts een minimaal deel van het originele document bedekt door het archiveringslabel. Hier vindt u een kort overzicht.

Kwaliteit en scanbaarheid

Rijk zwart, contrastrijke afdrukken, perfecte centrering op het label en, last but not least, de hoge kwaliteit van het materiaal zijn de belangrijkste criteria voor onze archiveringslabels. Voor ons zijn deze kenmerken de spil waaraan we de grootste aandacht besteden - omdat we trots zijn op onze producten.

Aantal cijfers

Het aantal cijfers dat de barcode kan bevatten als deze volgens de normen is afgedrukt, is afhankelijk van het gebruikte type barcode en de grootte van het label. Om 100% betrouwbare herkenning te garanderen bij het scannen van de archiveringslabels, hebben we de keuzemogelijkheden voor de producten beperkt. Zo kun je niet de fout in gaan en zit je aan de veilige kant.

Opeenvolgende en vaste cijfers

Veel documentbeheersystemen (DMS) gebruiken de archiveringslabels als uniek referentienummer. Daarom worden opeenvolgende genummerde archiveringslabels gebruikt. De situatie is anders wanneer verschillende documenttypes worden gescheiden: het documentbeheersysteem heeft dan een vaste identificatie nodig als barcode. In dit geval heeft het archiveringsetiket dus altijd dezelfde nummer- of tekenvolgorde en wordt het gebruikt als documentscheiding, waarvoor u dan vaste cijfers gebruikt.

Verpakking

We assembleren de barcode-etiketten op rollen van 1000 stuks. In tegenstelling tot labels op vellen, zijn er geen gaten als een vel wordt vergeten of verloren gaat. Onze etiketdispensers zorgen voor orde. De geplaatste rol met archiveringslabels heeft zijn vaste plaats en er is geen geklungel en gesjouw meer. Kijk uit naar een nog eenvoudigere verwerking en gebruik onze barcode-etiketten in combinatie met een etikettendispenser!

Verpakking

We verpakken je barcodelabels met de grootste zorg en gebruiken ongebleekte, milieuvriendelijke vormbakjes van gerecycled karton. Na gebruik kunnen deze samen met ander karton worden gerecycled voor hergebruik.
Daarom verpakken we de archiveringsetiketten met de laatste nummers onderaan en die met het startnummer bovenaan. Dit maakt het gemakkelijker om de barcodelabels te verwijderen volgens de opeenvolgende nummerreeks. U behoudt het overzicht. Bovendien is elke afzonderlijke rol archiveringsetiketten voorzien van een gelabelde beschermende banderol. De etiketten zijn beschermd en u kunt gemakkelijk zien om welk nummerbereik het gaat.

De productkenmerken in één oogopslag:

• Formaat: 40x15mm, 45x25mm of 50x15mm evenals 26x22mm voor QR-codes
• Contrastrijke, scherpe afdruk in ideale gecentreerde uitlijning
• Beste duurzaamheid in twee mogelijke materialen:
• ThermoTop, bisfenol A-vrij thermisch papier met speciale oppervlaktecoating voor een bijzonder goede duurzaamheid.
• PE-folie, hoogglans wit. De folie-etiketten zijn ook waterbestendig
• Kernloos gewikkeld op rollen met 1000 etiketten
• bij bestelling van meerdere rollen worden alle rollen na elkaar bedrukt