Archivage de documents avec des étiquettes à code-barres

Qui ne connaît pas cette situation : un document important est nécessaire de toute urgence, mais personne ne sait dans quel dossier il se trouve. Les étiquettes à code-barres permettent de systématiser l'archivage des documents - chaque dossier, chaque document reçoit un identifiant unique et peut être retrouvé immédiatement par scannage.

Pourquoi l'archivage par code-barres ?

L'archivage basé sur les codes-barres résout les problèmes les plus courants de la gestion des documents :

• Retrouver rapidement : Scanner le code-barres du dossier, savoir immédiatement ce qu'il contient et où il se trouve
• Pas de confusion possible : Chaque dossier a un numéro unique : les doublons sont exclus
• Suivi de la localisation : Qui a pris le dossier en dernier ? Toujours traçable avec un protocole de scannage
• Avoir un œil sur les délais de conservation : Un logiciel permet de surveiller automatiquement les dates de destruction

Comment fonctionne la mise en œuvre ?

1. Définir un système de classement : Déterminez la manière dont vos documents sont classés - par service, nom de client, projet ou type de document. Le système de numérotation sur les étiquettes doit refléter cette structure.

2. Coller les étiquettes au dos des classeurs : Les étiquettes code-barres sont collées sur le dos ou le devant du classeur. Choisissez une taille adaptée au classeur et facile à scanner.

3. Saisir le contenu : Lorsque vous rangez un document, scannez le code-barres du classeur et saisissez le contenu dans votre logiciel d'archivage. Vous obtenez ainsi une table des matières numérique.

4. Consigner les prêts et les retours : Si un dossier est retiré, il suffit de le scanner - le système sait qui l'a et depuis quand.

Domaines d'application typiques

• Cabinets fiscaux et comptabilité : dossiers de clients, bilans annuels, justificatifs - avec des délais de conservation légaux allant jusqu'à 10 ans
• Cabinets médicaux et cliniques : dossiers de patients avec exigences de protection des données
• Autorités et administration : grands fonds de dossiers avec système de plan de classement
• Entreprises en général : contrats, dossiers du personnel, documentation de projets

Commencez dès maintenant : découvrez nos étiquettes d'archivage avec code-barres - en différentes tailles pour le dos des classeurs, les couvertures de dossiers et les dossiers suspendus.