Documentarchivering met barcodelabels

We kennen het allemaal: een belangrijk document is dringend nodig, maar niemand weet in welke map het zich bevindt. Met barcodelabels kan documentarchivering worden gesystematiseerd - elke map, elk bestand en elk document krijgt een unieke identificatie en kan onmiddellijk worden gevonden door te scannen.

Waarom barcode-archivering?

Barcode-gebaseerde archivering lost de meest voorkomende problemen van documentbeheer op:

• Snel terugvinden: Scan de barcode van een map, weet onmiddellijk wat erin zit en waar het zich bevindt
• Geen verwisselingen: Elke map heeft een uniek nummer - duplicatie is uitgesloten
• Traceren van locatie: Wie heeft de map het laatst verwijderd? Altijd traceerbaar met een scanlogboek
• Bewaartermijnen in een oogopslag: Software kan worden gebruikt om automatisch vernietigingsdata te controleren

Zo werkt de implementatie

1. Definieer een categoriseringssysteem: Bepaal hoe uw documenten worden gecategoriseerd - op afdeling, klantnaam, project of documenttype. Het nummeringssysteem op de labels moet deze structuur weerspiegelen.

2. Plak etiketten op de rug van mappen: De barcodelabels worden op de rug of voorkant van de map geplakt. Kies een formaat dat bij de map past en gemakkelijk te scannen is.

3. Leg de inhoud vast: Wanneer je een document archiveert, scan je de barcode van de map en leg je de inhoud vast in je archiveringssoftware. Zo creëer je een digitale inhoudsopgave.

4. Uitleningen en retouren vastleggen: Als een map wordt verwijderd, volstaat een scan - het systeem weet wie de map heeft en sinds wanneer.

Typische toepassingsgebieden

• Belasting- en boekhoudkantoren: klantdossiers, jaarrekeningen, kwitanties - met wettelijke bewaartermijnen tot 10 jaar
• Medische praktijken en klinieken: patiëntendossiers met vereisten voor gegevensbescherming
• Overheidsinstanties en administratie: grote dossierinventarissen met dossierplansystematiek
• Bedrijven in het algemeen: contracten, personeelsdossiers, projectdocumentatie

Begin nu: Ontdek onze archiveringsetiketten met barcode - in verschillende formaten voor ruggen, omslagen en hangmappen.