Gestión de activos de TI con etiquetas de códigos de barras: registro completo del hardware

Quien se encarga del equipamiento informático en una empresa conoce bien el problema: los portátiles se trasladan de una sede a otra, se cambian los monitores y los conmutadores y servidores permanecen en el rack durante años. Sin una gestión adecuada de los activos de TI, se pierde rápidamente la visión general, y con ella los derechos de garantía, los certificados de cumplimiento normativo y el dinero en efectivo. Las etiquetas con códigos de barras y códigos QR son la forma más sencilla de identificar de forma inequívoca cada pieza de hardware y consultar su estado actual con un simple escaneo en cuestión de segundos. En esta guía descubrirá cómo crear un sistema de identificación práctico para su hardware informático.

¿En qué consiste la gestión de activos de TI?

La gestión de activos de TI (ITAM) se refiere al registro y la gestión estructurados de todos los activos relacionados con la TI a lo largo de todo su ciclo de vida, desde la adquisición hasta el uso productivo y la retirada. Entre ellos se incluyen ordenadores portátiles, ordenadores de sobremesa, monitores, impresoras, servidores, tecnología de red, dispositivos móviles, licencias y periféricos como teclados, auriculares y estaciones de acoplamiento.

Un sistema de ITAM bien gestionado responde en todo momento a tres preguntas fundamentales: ¿Qué dispositivo se está utilizando y dónde? ¿Quién lo utiliza? ¿Y cuándo vence la garantía? Para que esto funcione, cada activo debe llevar una identificación única y legible de forma permanente, y es precisamente aquí donde entran en juego las etiquetas con códigos de barras.

Por qué las etiquetas con códigos de barras son la mejor solución

Los números de inventario escritos a mano se desvanecen, las listas de Word quedan obsoletas el mismo día de su creación. Una etiqueta con código de barras o código QR, por el contrario, es legible por máquina, a prueba de errores en la introducción de datos (no hay posibilidad de invertir los dígitos al teclear) y se escanea en menos de un segundo. Los códigos más habituales en el ámbito informático son el Code 128 (muy compacto para números de inventario largos) y los códigos QR, que además pueden almacenar URL a la base de datos de ITAM.

Un código QR con un enlace almacenado permite, por ejemplo, que un empleado escanee la etiqueta con su smartphone y abra inmediatamente el formulario de ticket correspondiente o el expediente del dispositivo en el navegador. Esto supone un enorme ahorro de tiempo en el día a día del servicio de asistencia.

¿Qué etiquetas resisten el día a día de las TI?

El hardware informático rara vez se encuentra en condiciones de laboratorio. Los portátiles viajan en maletines, los servidores se encuentran en racks calientes y los conmutadores acumulan polvo. Las etiquetas de papel no tienen cabida aquí: se rompen, se emborronan y se desprenden. En su lugar, se recomiendan las etiquetas de lámina de PET o PE, que deben reunir las siguientes características:

Resistentes a las manchas y a los arañazos, resistentes a los productos de limpieza y al sudor de las manos, estables a temperaturas de hasta al menos 80 °C, con adhesivo acrilato de fijación permanente y una vida útil de al menos cinco a diez años. Para entornos exigentes, existe además un recubrimiento laminado protector que protege el código impreso contra la abrasión mecánica.

En la práctica, las láminas plateadas mate o blancas en formato de 40 x 15 mm o 50 x 25 mm han demostrado su eficacia. Son lo suficientemente grandes como para incluir, además del código, el número de inventario en letra clara, el logotipo de la empresa y, opcionalmente, un número de teléfono para quien lo encuentre.

¿Cuál es el mejor lugar para colocar las etiquetas?

El lugar de colocación determina si la etiqueta seguirá siendo legible durante años. Reglas generales de la práctica: en los portátiles, en la parte inferior junto a la placa de características; allí rara vez se limpia, por lo que la etiqueta permanece protegida. En monitores, en la parte superior derecha de la parte trasera, bien visible durante el inventario. En ordenadores de sobremesa, la etiqueta se coloca en el panel frontal o en el lateral; en servidores y conmutadores, en la parte frontal y también en la parte trasera, para que sea legible desde atrás en el rack.

Importante: antes de pegarla, desengrasar la superficie con alcohol isopropílico. Esto prolonga la adherencia durante años y se hace en menos de diez segundos.

Inventario con escáner: así es como funciona

Una vez etiquetados todos los dispositivos, el inventario anual se convierte en una rutina. Un empleado recorre las salas con un escáner de códigos de barras Bluetooth o USB y escanea cada etiqueta. El software ITAM compara los códigos escaneados con el inventario teórico y notifica las discrepancias de inmediato. Lo que antes llevaba días, ahora se hace en pocas horas, sin errores y a prueba de auditorías.

Para entornos más pequeños, a menudo basta con un smartphone con una aplicación de escáner: el código QR se reconoce mediante la cámara, el número de inventario se transfiere a una tabla o se registra directamente en una aplicación web.

Asignación sistemática de números de inventario

Antes de imprimir la primera etiqueta, debe estar definido el sistema de numeración. Ha demostrado su eficacia una estructura descriptiva como IT-NB-2026-0001 (clase de activo – tipo de dispositivo – año de adquisición – número consecutivo). De este modo, se reconoce de un vistazo que se trata de un portátil de 2026, incluso sin acceso a la base de datos. Producimos las etiquetas directamente con numeración consecutiva; solo tiene que indicar el número inicial y la cantidad, y cada rollo contiene los códigos en el orden deseado.

Etiquetas adecuadas en la tienda

Nuestras etiquetas de inventario de lámina con numeración consecutiva, logotipo y texto a elegir son especialmente adecuadas para la gestión de activos informáticos. Si desea elegir con flexibilidad entre el código 128 y el código QR, encontrará la solución adecuada en las etiquetas universales, disponibles en más de 40 tamaños. Para el etiquetado de cables de conexión en el rack, recomendamos además etiquetas especiales para cables, que se adhieren con seguridad incluso a cables finos.