Archivo de documentos con etiquetas de códigos de barras
A todos nos ha pasado: necesitamos urgentemente un documento importante, pero nadie sabe en qué carpeta se encuentra. Las etiquetas con códigos de barras permiten sistematizar el archivo de documentos: cada carpeta, cada archivo y cada documento tienen un identificador único y pueden encontrarse inmediatamente mediante escaneado.
¿Por qué archivar con códigos de barras?
El archivado basado en códigos de barras resuelve los problemas más comunes de la gestión de documentos:
- Recuperación rápida: Escanee el código de barras de la carpeta y sabrá inmediatamente qué contiene y dónde se encuentra
- Sin confusiones: Cada carpeta tiene un número único: se eliminan las duplicaciones
- Seguimiento de la ubicación: ¿Quién retiró la carpeta por última vez? Siempre localizable con un registro de escaneado
- Períodos de conservación de un vistazo: El software permite controlar automáticamente las fechas de destrucción
Cómo funciona la implantación
1. Defina un sistema de clasificación: Determine cómo se clasifican sus documentos: por departamento, nombre del cliente, proyecto o tipo de documento. El sistema de numeración de las etiquetas debe reflejar esta estructura.
2. Pegue las etiquetas en el lomo de las carpetas: Las etiquetas con códigos de barras se pegan en la parte trasera o delantera de la carpeta. Elija un tamaño que se ajuste a la carpeta y sea fácil de escanear.
3. Capture el contenido: Cuando archives un documento, escanea el código de barras de la carpeta y registra el contenido en tu software de archivo. Así se crea un índice digital.
4. Registre préstamos y devoluciones: Si se retira una carpeta, basta con escanearla: el sistema sabe quién la tiene y desde cuándo.
Campos de aplicación habituales
- Empresas fiscales y contables: archivos de clientes, estados financieros anuales, recibos, con periodos de conservación legales de hasta 10 años
- Consultorios médicos y clínicas: expedientes de pacientes con requisitos de protección de datos
- Organismos públicos y administración: grandes inventarios de expedientes con sistemática de planificación de expedientes
- Empresas en general: contratos, expedientes de personal, documentación de proyectos
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