Verwendung:
Ein zeitgemäßes Dokumentenmanagement, Archivierung und die tägliche Arbeit in einem modernen Büro erfordern clevere und systematische Lösungen. Wir helfen Ihnen beim übersichtlichen Archivieren und Ordnen von Unterlagen durch das Benutzen von unseren Archivierungsetiketten.
Unsere vorgedruckten Etiketten mit Barcode bestechen durch ihre exzellente Lesbarkeit, optimale Haltbarkeit und unkomplizierte Handhabung.
Je nach Anwendung werden die Etiketten mit fortlaufenden oder fixen Ziffern bedruckt.
Fortlaufende Ziffern:
Fortlaufende Ziffern werden zur individuellen Kennzeichnung von Dokumenten verwendet.
Die Liste an Dokumenten und Daten, die Sie mit Archivierungsetiketten versehen können, ist lang: Nur ein paar Beispiele sind technische Zeichnungen, Belege, Lieferscheine, Akten oder Aufträge. Häufig drucken wir Barcodeetiketten für das Archivieren von Rechnungen. Hier ist es besonders wichtig, dass Etiketten mit fortlaufenden Nummern gewählt werden. So vermeiden Sie doppelte Rechnungsnummern, bei denen das Finanzamt sogar Steuerhinterziehung vermuten könnte.
Wenn unsere Etiketten einmal auf das Original geklebt sind, dienen die Barcodes mit fortlaufenden Nummern als Verweis für Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS).
Ein ordentliches Dokumentenmanagement (bzw. DMS) hat viele Vorteile. Wir erleichtern Ihnen mit unseren Barcodeetiketten das revisionssichere Archivieren von Dokumenten nach den Normen der GoBD. Außerdem fällt auch die Einhaltung der Richtlinien für die verschärften Datenschutzgesetze leichter, wenn Dokumente schnell und ordentlich mit Archivierungsetiketten versehen werden können. Überblick verschafft Ihnen auch die Möglichkeit Buchstaben vor die fortlaufenden Ziffern zu setzen.
Fixe Ziffern:
Die immer gleichen Ziffern könne beliebig gewählt werden. Etiketten mit fixen Zahlen dienen als Trenncodes. Beim Scannen werden die Dokumente mit und ohne Archivierungsetiketten in Ordner geschoben. Dahinter steckt eine Dokumenten-Management-System (DMS) Software, welche die Barcodes erkennt und sortiert. So wird mit unseren Archivierungsetiketten schnell Ordnung geschaffen. Auch hier können Buchstaben vorangestellt werden, um das Archivieren zu erleichtern.
Archivierte elektronische Dokumente mit Barcodes sind revisionssicher und erleichtern die interne und externe Kommunikation. Außerdem schont der dadurch geringere Papierverbrauch die Umwelt und Ihren Geldbeutel.
Ordnungs-Etiketten von Barcodeetiketten.com
Kurz & Knapp:
1. Klare und eindeutige Beschriftung
2. Die richtige Schriftgröße
3. Nummerierung der Ordnern
4. Verschiedene Ordnerfarben
5. Einheitlichkeit der Rückenschilder
6. Regelmäßiges Aussortieren
7. Wegwerfdatum auf Dokumenten vermerken
8. Ordnernähe abhängig von Zugriffshäufigkeit
9. Befüllung der Ordner
10. Digitalisierung
7. Das Aussortieren von Dokumenten geht schneller, wenn auf diesen mit Bleistift vermerkt ist, wie lang das Dokument aufbewahrt werden muss.
8. Beim Aufbewahren von beschrifteten Ordnern und Ablagefächern im Büro macht es Sinn diese nach Zugriffshäufigkeit zu sortieren. Ordner die häufig gebraucht werden, sollten wenn möglich auch griffbereit aufbewahrt werden. Ordner, die Unterlagen enthalten, die nicht ganz so häufig benutzt werden, können auch weiter weg oder ganz ins Archiv gestellt werden.
9. Ein weiter Tipp, den jeder vermutlich schon hundertmal gehört hat, der aber auch einfach sehr sinnvoll ist und Zeit und Nerven spart ist, dass Ordner, genauso wie Ablagefächer nicht ganz vollgestopft werden sollten, sondern maximal zu 80%.
10. Ob im privaten oder geschäftlichen Bereich, das Digitalisieren von Dokumenten spart viel Platz am Schreibtisch und erlaubt eine längere Aufbewahrungszeit. Gerade bei wichtigen Dokumenten erlaubt die Digitalisierung eine lange und sichere Aufbewahrung, bei der im Normalfall nichts verloren gehen kann. Aber auch die Datenträger sollten ordentlich beschriftet werden. *Link- Archivierungsetiketten*
Eigenschaften Ablagefächer-Etiketten
• Format: 40x15mm
• Material: silberne Folie
• kontrastreicher scharfer Druck
• verschiedene Schriftarten wählbar
• inidviduelle Beschriftung oder vordefiniertes Set mit gängigen Beschriftungen
Profitieren Sie durch
• hochqualtitativ und normgerecht gefertigte Archivierungsetiketten
• rundum günstige Preise
• schneller und kostenloser Versand im Inland
• Fachwissen unserer freundlichen und versierten Kundendienst Mitarbeiter
• gut gegliedertes und umfangreiches Produktsortiment
• lange Haltbarkeit durch hochwertige Etikettenmaterialien
3. Wenn für einen Bereich mehrere Ordner gebraucht werden, ist es sinnvoll, diese zu nummerieren. Bei uns können 3 Zeilen beschriftet werden. Beim Bestellen kann bei jeder Zeile einzeln eingestellt werden, ob die Schrift fett oder normal sein soll. Für die Beschriftung der Ordner können Sie Ihre gewünschten Texte einfach in unsere Excel- Vorlage einfügen.
4. Um eine größtmögliche Übersicht zu schaffen, bietet es sich an verschiedene Farben und Dicken also Größen von Ordnern oder Ablagefächern zu benutzen. Bei uns können Sie sowohl Ordnerrücken Aufkleber für breite als auch schmale Ordner bestellen.
5. Die Ordner und Ablagefächer sollten möglichst einheitlich beschriftet werden. Die Jahreszahl sollte zum Beispiel immer an der gleichen Stelle auf den Ordnerrücken gedruckt werden, und nicht einmal in der zweiten Zeile und einmal ganz unten am Ordner.
6. Regelmäßiges Aussortieren macht zwar definitiv keinen Spaß, ist aber unvermeidlich, wenn die mit durchdachten Ablagesystemen geschaffene Ordnung Bestand haben soll. Generell ist es natürlich sinnvoll, im Büro erst gar keine riesigen Papierberge anzuhäufen, sondern sobald neue Papiere in einen Ordner oder Ablagefächer einsortiert werden zu kontrollieren, ob nicht vielleicht alte Zettel aussortiert werden könnten. Doch das ist meist einfacher gesagt als getan. Vielen fällt es einfacher, wenn konkrete Aufäumtermine mit bestimmten Zielen gesetzt werden.
10 Tipps für ein aufgeräumtes und gut organisiertes Büro
1. Bei der Beschriftung von Ordnerrücken oder Ablagefächern ist es sinnvoll sich erstmal zu überlegen, nach welchen Kategorien sortiert und organisiert werden soll. Im privaten Bereich bietet sich zum Beispiel das Bedrucken der Ordner mit den Kategorien Bank, Beruf, Fahrzeug, Versicherungen, Rechnungen / Belege an. Im Geschäftsleben sind die benötigten Kategorien meist individueller. In Büros ist es wichtig, dass auch die anderen Mitarbeiter schnell Rückschlüsse aus der Ordnerbeschriftung ziehen können. Auf den bedruckten Ordnern sollten also die wesentlichen Informationen auf einen Blick ablesbar und nachvollziehbar sein, ganz nach dem Prinzip so viel wie nötig, so wenig wie möglich. Bei Barcodeetiketten.com können Sie Ihre individuell gewünschten Beschriftungen einfach in unsere Excel Vorlage einfügen. Beim Bestellen dann zum Beispiel schnell alle Mandantennamen kopieren und in unsere Excel-Vorlage einfügen.
Manche Ordner sind sowohl für Mitarbeiter als auch Mandanten oder Kunden sichtbar. Natürlich ist auch der Eindruck auf die Mandanten ein besserer, wenn die Ordner ordentlich und einheitlich bedruckt sind - und am besten noch mit ihrem Logo versehen sind.
2. Bei der Beschriftung von Ordnern, egal ob aus Pappe oder Plastik, ist es wichtig, dass die Schrift auf den Aufklebern nicht zu klein ist. Eine Faustregel besagt, dass die bedruckten Ordnerrücken auch aus einer Entfernung von 2 Metern gelesen werden können muss.
Eigenschaften Ordnerrücken-Etiketten
• Format: 196x32mm für breite Ordner, 96x32mm für schmale Ordner
• Material: blickdichte weiße Folie, starke Klebekraft
• kontrastreicher scharfer Druck
• verschiedene Schriftarten wählbar
• unkomplizierte Bestellung mit Excel-Vorlage
• Individualität durch verschiedene Möglichkeiten der Beschriftung (z.B. Möglichkeit das Logo oben oder unten oder zwei Logos drucken zu lassen)
• vordefiniertes Set mit gängigen Beschriftungen verfügbar
Anlagenbau:
Die Kennzeichnung von Bauteilen:
VW schreitet mittlerweile voran und benutzt sogenannte RFID- Tags, Funkchips, die jede Veränderung an den Prototypen automatisch erfassen. Auch wenn das bei den meisten Firmen noch die weit entfernte Zukunft ist, ist die richtige Bauteil Markierung enorm wichtig.
Mit der richtigen Kennzeichnung wird die Schnelligkeit enorm erhöht. Außerdem erleichtert die Markierung der Bauteile und Baugruppen eine schnelle Fehlersuche und vereinfacht die Rückverfolgbarkeit. Ein individuelles Markieren der Bauteile erhöht zusätzlich den Schutz vor Fälschungen.
Was ist wichtig bei der Beschriftung von Bauteilen und Baugruppen?
Die Beschriftung: Um innerhalb der Norm zu beschriften aber trotzdem individuell zu bleiben, haben Sie bei uns die Möglichkeit, ihre gewünschten Texte einfach in eine Excel- Vorlage zu kopieren.
Die Haltbarkeit: Egal ob bei rohen oder verarbeiteten Bauteilen oder Baugruppen, wichtig ist, dass die Markierung mit unseren Etiketten lange hält. Wir benutzen ausschließlich wasserfestes Material, das kratz- und wischfest bedruckt ist. Auch gegen Standard Reinigungsmittel hält die Kennzeichnung Ihrer Bauteile mit unseren Etiketten stand. Unsere Etiketten sind auch für den Außenbereich geeignet.
Die Lesbarkeit: Meist ist auf den Bauteilen oder Baugruppen wenig Platz zum Markieren. Für die Kennzeichnung Ihrer Materialien bedrucken wir deshalb Etiketten mit einer Größe von 8x14mm. Um trotz der kleinen Größe eine optimale Lesbarkeit der Kennzeichnung zu gewährleisten, drucken wir auf Etiketten mit matter Oberfläche. So spiegelt sich kein Licht darin und die optimale Lesbarkeit bleibt auch bei schlechten Lichtverhältnissen erhalten. Dafür sorgt auch der zentrierte satte schwarze Druck.
Die Schnelligkeit: Ab einer bestimmten Menge ist es einfach nicht mehr möglich Bauteile und Baugruppen von Hand zu beschriften. Mithilfe unserer Excel- Vorlage können Sie Ihre gewünschte Kennzeichnung einfach und schnell einfügen. In der Regel liefern wir die Etiketten für die Markierung Ihrer Bauteile innerhalb eines Werktages.
Eigenschaften
• Format: 18x8 mm
• Länge der Kennzeichnungsnummer: bis 6-stellig
• kontrastreicher scharfer Druck mit ideal zentrierter Ausrichtung
• kernlose Wicklung auf Rollen mit
• entweder fortlaufende Seriennummer als Klartext oder Fixziffern und Barcode
• starker, permanent haftender Kleber, beständig gegen alle Standartreinigungsmittel und Öle
• Konfektionierung auf Rolle mit 300 Etiketten und bei Bestellung von mehr als einer Rolle werden alle Rollen fortlaufend bedruckt
